PROYECTO DE DESPAPELIZACION EN EL REGISTRO AUTOMOTOR
Objetivos.
Analizar la supresión del uso y archivo de documentos en soporte papel, y la suplantación por el archivo digital, en la medida que esto resulte aconsejable y acorde con la normativa vigente.
Introducción.
Tanto el acceso, trámite, conservación, información así como la publicidad de los datos registrales, estuvo históricamente basado en el papel: formularios, solicitudes tipo, legajos, documentación registral, planillas, informes, etc.
La administración central promueve sin embargo y desde hace más de una década, la implementación de las nuevas tecnologías de información como herramientas de mayor seguridad, eficiencia y eficacia en la gestión pública.
Dentro de ese movimiento, uno de los ejes es la ¨instrumentación progresiva a partir del 2001 de procedimientos administrativos digitalizados que eliminen progresivamente el uso de papel como portador de información¨ (Plan Nacional de Modernización del Estado, Decreto 103/01).
En esa línea, la DNRPA realizó modificaciones en la operatoria registral, como por ejemplo:
*Supresión del triplicado de la ST08
*Implementación de certificados de importación y nacionalización electrónicos
*Comunicación entre los actores del sistema registral (DNRPA, RRSS, entes de cooperación y organismos con convenios especiales) por medios electrónicos
*Creación de formularios inteligentes (13I, 13S, 13P) con menos ejemplares, y maximizada su capacidad de información.
*Fijación de plazos de conservación de documentación.
*Desarrollo de nuevas plataformas para los sistemas de registración.
Este último punto merece una atención destacada. El Sistema Unico de Registración de Automotores (SURA), sucesor del Sistema Infoauto, tiene entre sus capacidades la de obrar como base de datos, tanto en forma estática (archivo) como dinámica (informes). Actualmente se perfila como el eje natural de la campaña despapelizadora, ya que convergen en él otros instrumentos, como las consultas on line de certificados de nacionalización e importación, inhibidos, colegios de escribanos, formularios CETA, etc.
Es en base a estas nuevas tecnologías de información disponibles, y particularmente al SURA, que hoy es posible mejorar la eficacia y exigencia de la actividad registral sin menoscabar la seguridad. En esa dirección se realizan las siguientes propuestas.
Archivo de legajos.
En la última década, el patentamiento de automotores registró un aumento considerable y sostenido. Por cada vehículo, los registros seccionales guardan en archivo un legajo B, que contiene en papel todas las constancias de su identificación, modificación y afectaciones al dominio. La cantidad de fojas de cada legajo varía inicialmente de al menos diez para particulares, hasta 50 hojas o más para el caso de personas jurídicas, en cuyo caso debe glosarse sus instrumentos de creación (estatuto, actas de asamblea, directorio, poderes etc.). La capacidad física de las oficinas registrales se verá pronto desbordada –con los peligros que ello implica- incluyendo a la misma DNRPA. Este organismo sin embargo, ha previsto para ello en forma reciente la digitalización de los documentos que reciben como desglose de los registros.
Atento el carácter federal del sistema, parece impracticable realizar una digitalización de todos los documentos obrantes en los seccionales, y que son de uso permanente.
Sin perjuicio de ello, resulta una propuesta viable que los legajos de automotores cuya inscripción inicial se haya realizado hasta el año 1994 inclusive, y que no se encuentren identificados con matrícula alfanumérica, sean destruidos previa comprobación de la exactitud del estado del dominio cargado en el SURA o en Infoauto. Al momento de presentarse un eventual trámite, se procederá a confeccionar con una carpeta un nuevo legajo, con la impresión de los datos de identificación existentes en el sistema informático.
El objeto de esta medida es liberar espacio físico en los archivos de los registros para permitir el adecuado resguardo de la documentación que respalda derechos y relaciones jurídicas reales: y evidencia una razonabilidad manifiesta que sean descartados aquellos documentos en papel de automotores que no tienen movimiento en los últimos dieciocho años, que han sido dados de baja por destrucción o que registran denuncias de robo o hurto. Asimismo, todos esos vehículos se encuentran imposibilitados de circular por la vía pública, al no haber cumplido con la convocatoria obligatoria al parque automotor, vigente desde el año 1995.
Los datos que surgen de los legajos físicos a destruir –para la circunstancia que fuese-, quedarán conservados en la base de datos del sistema, sirviendo este como documento legal en los términos de la Ley de Firma Digital, normas complementarias y otras operativas, que se dicten al efecto.
De todos modos, vale recordar que los documentos originales relativos a estos vehículos y que formaron la copia de respaldo (legajo A) se encuentran microfilmados –o digitalizados ahora- en la DNRPA.
Informes y planillas mensuales.
El DNTR, en el Título I, Capítulo III, Sección 2ª, art. 10, ya preveía la remisión de planillas a través del Sistema Infoauto. Esto es, comunicar a la DNRPA todos los datos relevantes de la operatoria del Seccional. Resultaba un avance sobre la clásica remisión de planillas (que no fue descartada totalmente). Significaba que sobre la base de datos perteneciente al seccional, se comunicaban diaria o mensualmente los datos para que los cambios actualizasen la base de datos de la DNRPA. Sin embargo, el SURA opera sobre una única base de datos, cuyos servidores se encuentran en la propia DNRPA, y los registros son clientes, operadores con permiso para efectuar modificaciones sólo sobre aquellos datos base de su jurisdicción. Esto implica un cambio sustancial en la relación DNRPA – RRSS, ya que los datos hoy pertenecen a la misma DNRPA: se ha vuelto redundante pues, informar mensualmente, mediante soporte papel, operaciones que el organismo de aplicación ya tiene en su poder, desde el momento mismo de su ingreso.
La propuesta sobre el particular es entonces, con respecto a todos los seccionales que operen con SURA, la eliminación de las planillas originalmente previstas por la 3ª Sección del Capítulo III, Título I del DNTR, y de aquellas que -por vía de la mesa de ayuda o capacitación del SURA- fueron indicadas para su reemplazo.
En la 3ª Sección, se discrimina la documentación a remitir antes del décimo día de cada mes, a saber:
a) Una fotocopia, firmada en original, de la planilla “ASIENTOS MENSUALES” y la documentación de todos los trámites consignados en ella.
b) Una fotocopia, firmada en original, de la planilla “ASIENTOS MENSUALES-PENDIENTES”.
c) Una fotocopia, firmada en original, de la planilla “ASIENTOS MENSUALES-ANEXO” y la documentación de todos los trámites consignados en ella.
Para los Registros que operan con el sistema SURA, la impresión de estas planillas es fácticamente imposible. Han sido reemplazadas por la Planilla de Gestión, que puede visualizarse en pantalla o imprimirse en caso de que sea estrictamente necesario, por la misma DNRPA. Del mismo modo pueden consultarse las siguientes planillas obligatorias:
d) Original firmado de la “PLANILLA DIARIA DE CAJA” de todos los días hábiles del mes. Cada una de ellas estará acompañada por sus correspondientes recibos anulados (efecto 2).
e) Original de las planillas “CONTROL DE ASIGNACIONES DE DOCUMENTOS Y ELEMENTOS REGISTRALES”, debidamente firmadas y selladas.
y este último informe que ha sido reemplazado por la planilla de emolumentos:
f) Duplicados del “RESUMEN MENSUAL DE ARANCELES”, de la planilla de “LIQUIDACION DE EMOLUMENTOS”, las declaraciones juradas relativas a Legajos efectivamente enviados y a Certificados Dominiales para Cambio de Radicación emitidos previstas en la Disposición D.N. Nº 931/97 y la boleta de depósito (efecto 2).
Que han sido reemplazadas en el SURA por planilla emolumentos
En síntesis, los actuales registros que operan con SURA, deben imprimir mensualmente, según un manual de procedimientos difundido por la mesa de ayuda, las siguientes planillas: (cita textual)
1- PLANILLAS DE CAJA (si es que no imprimieron durante los dias)
2-PLANILLA DE GESTION MENSUAL (en una sola planilla se agrupan mensuales + pendientes ) .
3- La planilla de Elementos registrales (suministros) disponible en el Menu INFORMES.
4- Para liquidar emolumentos, deben proceder, ingresando a INFORMES – EMOLUMENTOS. (cabe aclarar que cuando se migra la informacion de Infoauto III a SURA, se realiza de manera completa, lo que significa que el mes completo puede liquidarse por SURA)”
Dichas planillas son accesibles actualmente por consulta on line, desde cualquier terminal autorizada por la DNRPA, por lo cual resulta redundante proveerla de información que ya posee, debiéndose eliminar su impresión y remisión mensual. Cada registro podría decidir sin embargo, su impresión para archivo propio, según la operatoria de control que tenga por costumbre.
Antecedentes normativos.
Se enumeran a continuación, los antecedentes que respaldan las proposiciones efectuadas.
Ley 25.506, Firma Digital (2001)
ARTICULO 12. — Conservación. La exigencia legal de conservar documentos, registros o datos, también queda satisfecha con la conservación de los correspondientes documentos digitales firmados digitalmente, según los procedimientos que determine la reglamentación, siempre que sean accesibles para su posterior consulta y permitan determinar fehacientemente el origen, destino, fecha y hora de su generación, envío y/o recepción.
ARTICULO 47. — Utilización por el Estado Nacional. El Estado nacional utilizará las tecnologías y previsiones de la presente ley en su ámbito interno y en relación con los administrados de acuerdo con las condiciones que se fijen reglamentariamente en cada uno de sus poderes.
ARTICULO 48. — Implementación. El Estado nacional, dentro de las jurisdicciones y entidades comprendidas en el artículo 8º de la Ley 24.156, promoverá el uso masivo de la firma digital de tal forma que posibilite el trámite de los expedientes por vías simultáneas, búsquedas automáticas de la información y seguimiento y control por parte del interesado, propendiendo a la progresiva despapelización.
Decreto 103/01: Plan Nacional de Modernización del Estado. Líneas de trabajo del Gobierno Electrónico: “Instrumentación progresiva a partir del 2001 de procedimientos administrativos digitalizados que eliminen progresivamente el uso de papel como portador de información.”
Decreto 378/05: creación del Plan Nacional de Gobierno Electrónico. (DOCUMENTO ELECTRONICO: Transformar progresivamente los procedimientos para incorporar la creación, archivo y verificación de documentos en formato electrónico tal como se define en la Ley Nº 25.506 de Firma Digital.)
Decreto 1818/06: modificación a la reglamentación de la Ley de Firma Digital (Decreto 2628/02).
Disposición D.N. Nº 326 (2006): Aprobó una “Tabla de Plazos Mínimos de Conservación de Documentos”, que se integró como Anexo I para aplicación por parte de los Registros Seccionales. Indicó que el procedimiento de destrucción de la documentación correspondería exclusivamente a los Encargados, debiendo adoptarse el método que garantice su individualización. Enumeró también una serie de elementos que en el momento no eran generados por los RRSS, sobre los que podría procederse a su inmediata destrucción. Aclaró que la medida regulaba sólo lo referido a documentos operativos que cumplían una función administrativa, y obedecía a diversos planteos realizados por los Encargados en orden a adoptar medidas tendientes a reglamentar la guarda de documentación registral en los Registros —cubriéndose así un vacío normativo existente en la materia—. Refirió de esta forma el Decreto 1571/81, 644/89 y 2265/94.
Disposición D.N. Nº 308 (2008): Estableció, a partir del 28.04.08, el reinicio del proceso de microfilmación del Legajo ´A´ obrante en el archivo de la Dirección Nacional, en forma gradual y por etapas, con arreglo a las normas IRAM 32.506, 32.206, 32.202 y 32.211. Designó a los agentes responsables de la tarea, atendiendo al artículo 8º del RJA y al artículo 7º del Decreto 335.88.
Disposición D.N. Nº 911 (2011): reemplazo de los certificados de importación por los certificados de importación electrónicos.
Disposición D.N. Nº 245 (2012): fija la entrada en vigencia del Sistema Unico de Registración de Automotores.
Disposición D.N. Nº 356 (2012): Autoriza la digitalización para la guarda y conservación de documentación registral.
Disposición D.N. Nº 408 (2012): reemplazo de los certificados de fabricación nacional por los certificados de fabricación electrónicos.
Subsecretaría de Tecnologías de Gestión Marco normativo digitalización y conservación de documentación
HTTPS://WWW.AGENDADIGITAL.GOB.AR/MULTIMEDIA/FILES/PDF/DIGESTO_DIGITALIZACION.PDF
Recomendaciones para destrucción de documentación
HTTP://WWW.JUS.GOB.AR/DATOS-PERSONALES/RECOMENDACIONES/RECOMENDACIONES-PARA-DESTRUCCION-DE-DOCUMENTACION.ASPX
«Las nuevas tecnologías permiten la despapelización» palabras del Secretario de Justicia Julián Alvarez.
HTTP://WWW.SINMORDAZA.COM/NACIONAL/NOTICIA/15785-DIGITALIZARAN-LOS-TRAMITES-DEL-REGISTRO-AUTOMOTOR.HTML
Eduardo F. Uranga Alejandro O. Germano
Secretario Presidente